תחילת העבודה: מדריך למנהלי מערכת להגדרת Workspace Studio

‫Google Workspace Studio מאפשר למשתמשים ליצור "תהליכים" שהופכים משימות עבודה שגרתיות לאוטומטיות באפליקציות של Google Workspace, כולל Gmail, ‏Drive ו-Chat, ובשירותים של צד שלישי. משתמשים עם גישה ל-Gemini יכולים ליצור תהליכים על ידי תיאור של מה שהם רוצים לעשות.

התהליכים יכולים לפעול בשם המשתמשים, לכתוב טיוטות של אימיילים, ליצור ולעדכן קבצים, ליצור משימות ועוד. תהליכים שלא הוגדרו כמו שצריך עלולים לערוך או למחוק נתונים בטעות, או לשלוח יותר מדי התראות. אדמינים יכולים לנהל את הסיכונים האלה באמצעות מדיניות ומעקב.

במדריך הזה מפורטות שיטות מומלצות לאדמינים להגדיר, לתמוך ולנהל את Workspace Studio כדי למקסם את הפרודוקטיביות תוך שמירה על אבטחה ושליטה.

שלב 1. הגדרת Workspace Studio בארגון

לפני שמאפשרים למשתמשים להשתמש ב-Workspace Studio, מומלץ להגדיר את הגישה ואת אמצעי ההגנה כדי לוודא שרצפי הפעולות פועלים כמו שצריך והנתונים נשארים מאובטחים.

1. ניהול הגישה ל-Studio

  • איפה ההגדרה: מסוף Admin ואז תפריט ואז אפליקציות ואז Google Workspace ואז ‏Workspace Studio.
  • פעולה: בודקים שסטטוס השירות מוגדר כמופעל ביחידות הארגוניות ובקבוצות הרלוונטיות.
  • המלצה: צרו יחידה ארגונית (OU) בת שהגישה ל-Studio מושבתת בה. כך תוכלו להעביר אליה משתמש במהירות כדי לעצור תהליך בבעלותו.

איך מפעילים או משביתים את Google Workspace Studio בארגון

2. ניהול הגישה לתכונות ב-Studio

אתם יכולים לקבוע אם המשתמשים יוכלו להשתמש ב-Gemini כדי ליצור תהליכים, להשתמש בפעולות מבוססות-AI בתהליכים שלהם, להשתמש בפעולות לשירותי Workspace אחרים ולהשתמש בשילובים או בפעולות בהתאמה אישית.

המלצות:

  • משתמשים שיש להם גישה ל-Gemini ל-Google Workspace יכולים להשתמש בתכונות של Gemini ב-Studio.
  • המשתמשים יכולים להשתמש בשלבים בשירותי Workspace שיש להם גישה אליהם. כדאי לחסום שלבים בשירות רק אם יש סיכון לניצול לרעה.
  • אתם יכולים להשתמש ברשימת ההיתרים של Google Workspace Marketplace כדי לקבוע באילו שילובים ושלבים בהתאמה אישית שפורסמו המשתמשים יכולים להשתמש.

הוראות מפורטות: ניהול הגישה לשלבים ולנקודות התחלה ב-Workspace Studio

3. איך לקבוע מי יכול לשתף תהליכים

כשמאפשרים לאנשים לשתף תהליכים עם אחרים בתוך הארגון, הם יכולים לשתף תהליכים שימושיים שמגבירים את הפרודוקטיביות הכוללת וחוסכים זמן לאחרים, שלא צריכים ליצור מחדש את אותם תהליכים.

  • איך השיתוף עובד: כשמשתמש משתף תהליך, הנמען לוחץ על קישור כדי לקבל עותק של התהליך. העותק כולל את ההגדרות של הבעלים, כמו טקסט שהם הזינו, כתובות אימייל וקישורים לקבצים ב-Drive. הנמען לא מקבל גישה לנתונים הפרטיים של הבעלים, כמו אימיילים או קבצים ב-Drive, אלא רק לתוכן שכבר יש לו גישה אליו.
  • איפה ההגדרה: מסוף Admin ואז אפליקציות ואז Google Workspace ואז Workspace Studio ואז הגדרות שיתוף.
  • המלצה: לאפשר שיתוף ליחידות ארגוניות ולקבוצות מהימנות כדי שהן יוכלו להפיץ תבניות סטנדרטיות של תהליכים.

איך מאפשרים למשתמשים לשתף תהליכי עבודה ב-Workspace Studio

4. הגדרת התראות

אתם יכולים ליצור כללי פעילות כדי לקבל התראות על פעילות ספציפית ב-Studio, למשל:

  • התראה על תדירות גבוהה: זיהוי תהליכים שעלולים לפעול בלולאה או בתדירות גבוהה מדי.

    • תנאי: יוצרים כלל לאירועים ביומן הכללים שבהם האירוע הוא התחלת הרצה.
    • סף: מגדירים את הכלל כך שתתקבל התראה אם המספר חורג מ-100 בשעה אחת.
    • פעולה: שליחת אימייל לכל האדמינים.

  • התראה על שימוש ב-AI: מעקב אחרי השימוש ב-AI גנרטיבי בפעולות אוטומטיות.

איך מגדירים התראות על פעילות ב-Workspace Studio

שלב 2. תמוך במשתמשים שלך

עזרו למשתמשים ליצור תהליכים, להבין את המגבלות ולפתור בעיות בתהליכים שלהם.

1. התחלת השימוש

2. הסבר על המגבלות

אלה המגבלות ב-Workspace Studio:

  • מגבלת תהליכים: משתמשים יכולים ליצור עד 25 תהליכים, כולל תהליכים פעילים ותהליכים שהופסקו.
  • מגבלת שלבים: תהליך יכול לכלול עד 20 שלבים.
  • הגרסה הבסיסית של Gmail: לא יותר מ-25 תהליכים פעילים יכולים להתחיל מאימיילים חדשים.
  • הפעלות יומיות: יש מגבלה יומית על מספר ההפעלות הכולל של תהליכים לכל משתמש. אם משתמש מגיע למגבלה הזו, כל התהליכים מושהים עד למחזור הבא של 24 שעות. במהלך פרק הזמן הזה, לא מתחילות הרצות חדשות של תהליכים.

מידע ולמידה על המגבלות של Google Workspace Studio

3. פתרון בעיות נפוצות

כדאי להכיר את הבעיות הנפוצות שמשתמשים עלולים להיתקל בהן ב-Workspace Studio.

שלב 3. מעקב וניהול של הפעילות ב-Studio

יש לכם כלים מתקדמים לחקירה ולבקרה של פעילות הזרימה.

1. בדיקת הפעילות

אתם יכולים להשתמש בכלי הביקורת והחקירה או בכלי לחקירת אבטחה כדי לבדוק מה בוצע בתהליכים.

  • מקור נתונים: בוחרים באפשרות אירועים של רישום כללים.
  • מסננים: אפשר לסנן לפי משתמש (כתובת האימייל של המשתמש), מזהה תהליך, אירוע, שם השלב ועוד.
  • תרחיש לדוגמה: למצוא את הבעלים של תהליך עבודה שמריץ את השלב "יש לך שאלה ל-Gemini?" כמה פעמים בדקה.

מידע נוסף על אירועים ביומן של Workspace Studio

2. הפסקת תהליך

אם תהליך מסוים לא פועל כמו שצריך, אתם יכולים לעצור אותו. יש כמה אפשרויות:

  • אפשרות 1 – המשתמש מפסיק את ההקלטה. מבקשים מהמשתמש להשבית את התהליך או לערוך את ההגדרה שלו.
  • אפשרות 2 – צוות התמיכה מפסיק את ההעברה
    1. משתמשים בכלי חקירה כדי לקבל את מזהה התהליך של התהליך הבעייתי.
    2. כדי לעצור את התהליך, פנו לתמיכה של Google Workspace וציינו את מזהה התהליך.
  • אפשרות 3 – עצירת חירום
    1. מעבירים את המשתמש ליחידה ארגונית שהגישה ל-Studio מושבתת בה.
    2. הפעולה הזו תפסיק את כל התהליכים של המשתמש הזה באופן מיידי.

איך אדמינים יכולים לעצור תהליך ב-Workspace Studio