Als Directory-beheerder kunt u profielgegevens voor gebruikers en gasten in uw organisatie, e-mail- en groepsadressen en gedeelde externe contacten opslaan in de Directory. Met deze informatie kunnen je gebruikers elkaar vinden en met elkaar communiceren, en krijgen ze inzicht in hun rol in de organisatie. U kunt gebruikers- en gastgegevens toevoegen en de zichtbaarheid ervan beheren in Google Contacten en andere Google-services.
Als de Directory aanstaat, geldt het volgende:
- Individuele en groepsadressen worden automatisch aangevuld als gebruikers ze invoeren in Google-services zoals Gmail, Google Documenten en Drive.
- Agenda geeft op een slimme manier suggesties voor vergaderruimten gebaseerd op de locatie en het aantal gasten (hiervoor moet Agenda zijn ingesteld).
Gebruikers kunnen profielgegevens vinden in Contacten en andere Google-services. Als gebruikers bijvoorbeeld de cursor op iemands profielfoto plaatsen of erop tikken, wordt er een kaart geopend met de gegevens van die persoon.
U kunt de Directory uitzetten als u de Directory voor het eerst instelt of om problemen op te lossen.
De directory instellen
In het begin bevat de directory wellicht alleen namen en e-mailadressen. Voeg informatie toe aan het profiel van een gebruiker.
Enkele andere installatieopties:
- Voeg aangepaste velden toe aan de directory. Meer informatie
- Sta mensen toe een deel van of geen van hun profielgegevens te wijzigen. Meer informatie
- Stel in welke e-mailadressen (alias, secundair, domein) in de directory worden weergegeven. Meer informatie
- Voeg gedeelde externe contacten toe aan de directory. Meer informatie
- Geef apps van derden toegang tot directorygegevens. Meer informatie
Pas directory's aan voor teams of groepen.
Standaard kunnen mensen in je organisatie de profielinformatie van iedereen vinden. Als u wilt dat sommige gebruikers in uw organisatie alleen een subset van gebruikers in uw organisatie kunnen vinden, wijst u ze een aangepaste directory toe.
- Iedereen delen: Je kunt deze optie kiezen als je een kleine organisatie hebt waarin iedereen met iedereen moet kunnen communiceren.
- Een aangepaste directory delen: U wilt misschien dat mensen in de ene organisatie-eenheid alleen mensen in bepaalde groepen kunnen vinden, terwijl andere organisatie-eenheden iedereen kunnen vinden. Kies deze optie als je een grote organisatie bent en de toegang tot sommige contacten voor sommige mensen wilt beperken. U kunt bijvoorbeeld instellen dat vaste medewerkers iedereen in de Directory kunnen vinden, maar dat stagiairs alleen de mensen in hun team kunnen vinden.
Meer informatie over hoe u aangepaste directory's maakt.
Gebruikersgegevens up-to-date houden
Gebruik de Beheerdersconsole, de SDK voor beheer Directory API of Google Cloud Directory Sync om de Directory te updaten als de profielinformatie of situatie van een persoon verandert.
Gerelateerde onderwerpen
- De naam of het e-mailadres van een gebruiker wijzigen
- Informatie toevoegen aan het profiel van een gebruiker
- Een gebruiker verbergen in de directory
De mensen in uw organisatie trainen om Contacten te gebruiken
Hoe u de directory instelt, bepaalt welke contacten gebruikers kunnen vinden in Contacten. Deel deze trainingsbronnen om mensen in uw organisatie te leren hoe ze Contacten gebruiken.
Als mensen Contacten voor werk of school gebruiken, kunnen ze andere gebruikers hun contacten laten beheren.