Arkivera konton för tidigare anställda

Utgåvor som stöds för den här funktionen: Business Starter, Business Standard och Business Plus, Enterprise Standard och Enterprise Plus, Education Fundamentals, Education Standard och Education Plus. Jämför utgåvor

Om du har en prenumeration för en användare går du i stället till Pausa Workspace-prenumerationen.

När en medarbetare lämnar företaget kan du arkivera användarkontot för att behålla användarens data på ett säkert sätt och förhindra att hen får åtkomst till Google Workspace-tjänster. När du arkiverar ett användarkonto ändras kontostatusen till arkiverad.

Data för arkiverade användare räknas in i organisationens gemensamma lagringsgräns.

Vad händer med en arkiverad användares konto och data?

När du arkiverar ett användarkonto lagrar Google användarens Google Workspace-tjänstdata på ett säkert sätt. Om användaren har en Google Arkiv-licens eller en licens från en prenumeration på arkiverad användare som innehåller Arkiv skyddas användarens data enligt lagringsregler och spärrar i Arkiv och du kan söka efter och exportera data. Läs mer

Användarens data (från tjänster som Gmail och Google Drive och produkter som inte ingår i tjänsterna, till exempel Classroom) är tillgänglig för andra användare i organisationen som har en Google Arkiv-licens.

  • Användarnas data finns kvar i samma dataregion som administratören har angett. Mer information finns i Välj en geografisk plats för din data.

    Obs! Både aktiva och arkiverade Google Workspace for Education-konton måste ha tilldelats en Education Standard- eller Education Plus-licens för att omfattas av dataregionspolicyerna.

  • Google Drive DLP (Data Loss Prevention) fortsätter att köras på användarnas data. Mer information finns i Om DLP för Drive.

Om användaren har en licens för en tilläggsprenumeration, till exempel Vault eller Google Voice, behåller användaren licensen när du har arkiverat hen. Om användaren inte längre behöver tilläggsprenumerationen kan du ta bort licensen efter att ha arkiverat användarkontot. Läs mer om att ta bort licenser.

Du kan arkivera både aktiva och avstängda användare. När du arkiverar ett användarkonto blir personens aktiva Google Workspace-licens tillgänglig för att omtilldelas en annan användare inom 24 timmar.

När en användare har arkiverats

När du har arkiverat en användare

  • kan hen inte logga in på sitt Google-konto på något system. Detta inkluderar Google Workspace-tjänster som Gmail, Google Kalender och Drive.
  • visas hen inte i den globala adresslistan. I användarkataloglistan visas användaren med arkiverad status. Öppna Visa status för ett användarkonto.
  • kan hen tas bort eller arkiveras, men inte stängas av på administratörskonsolen
  • har arkiverad status i användarrapporter, vilket gör det lätt att övervaka, hantera och så småningom radera arkiverade användare.
  • kan hen inte ta emot nya e-postmeddelanden och kalenderinbjudningar eftersom de blockeras när de skickas till den arkiverade användarens konto.

Så här ångrar du arkivering

När du ångrar arkivering av ett användarkonto återgår användaren till sin tidigare status och återfår åtkomst till all sin tidigare data.

Om du vill återställa en användare måste du ha en tillgänglig licens som matchar användarens Google Workspace-utgåva. Om det inte finns någon aktiv licens går det inte att ångra arkivering och användaren förblir arkiverad med sin licens för arkiverad användare.

När du har ångrat arkivering av ett användarkonto måste du manuellt tilldela användaren en licens för Google Workspace.

Innan du börjar

Om du vill arkivera en användare kan du behöva en prenumeration för arkiverad användare. Du kan arkivera en användare från listan Användare eller när du raderar hens konto. Mer information finns i Arkivera användare utan en separat prenumeration (längre ned på den här sidan).

  • Om du har köpt prenumerationen via Google Sales eller en Google Cloud-partner: Du måste köpa en prenumeration med arkiverad användare i Googles administratörskonsol eller kontakta säljaren eller partnern. Mer information finns i Lägga till en betalprenumeration i ditt konto.
  • Education Fundamentals, Education Standard eller Education Plus – arkiverade användarlicenser ingår i Google Workspace for Education-prenumerationen. Om du får slut på licenser kan du begära fler genom att kontakta supporten för Google Workspace.

För alla utgåvor kan du även kontakta en Google-säljare eller en Google Cloud-partner .

Arkivera eller ångra arkivering av ett enskilt användarkonto

Education-kunder ska i stället gå till Arkivera användare i Education-utgåvor.

  1. I Googles administratörskonsol går du till menyn följt av Katalog följt av Användare.

    Kräver lämplig behörighet för användarhantering. Utan rätt behörighet ser du inte alla de kontroller som behövs för att slutföra de här stegen.

  2. Leta reda på användaren i listan Användare. Öppna Hitta ett användarkonto om du behöver hjälp.

Så här arkiverar du en användare:

  1. Peka på användarkontot och klicka på Fler alternativ.
  2. Om du har:
    • Enterprise Standard eller Enterprise Plus – välj Arkivera användare.
    • Business Starter, Business Standard eller Business Plus – välj Radera användare följt av klicka på Arkivera användare.
      Om du uppmanas till det klickar du på Köp prenumeration på arkiverad användare och följer anvisningarna. Om det här alternativet inte är tillgängligt kan du inte köpa en prenumeration med arkiverad användare i administratörskonsolen. Kontakta i stället en Google-säljare eller en Google Cloud-partner .
  3. Bekräfta genom att klicka på Klar.

Så här ångrar du arkivering av en användare:

  1. Peka på användaren och klicka på Ångra arkivering av användare.
  2. Bekräfta genom att klicka på Klar.

Arkivera eller ångra arkivering av användare i grupp

Du kan arkivera eller ångra arkivering av användare i grupp med en CSV-fil eller API:er för Admin SDK.

Så här arkiverar eller ångrar du arkivering av flera användare med en CSV-fil:

  1. Följ anvisningarna i Lägga till eller uppdatera flera användare från en CSV-fil.
  2. I den nedladdade CSV-mallen anger du i kolumnen Ny status [Enbart uppladdning] Arkiverad om du vill arkivera en användare eller Aktiv om du vill ångra arkivering av en användare.

Så här arkiverar eller ångrar du arkivering av flera användare med API:er för Admin SDK:

  1. Följ anvisningarna i Metod: users.update.
  2. Ange den arkiverade booleska variabeln till True eller False för respektive användare, beroende på vad som är tillämpligt.

Arkivera användare utan en separat prenumeration

Om du inte har en prenumeration för arkiverade användare kan du fortfarande arkivera användare. Det här alternativet är tillgängligt som ett alternativ till att radera en användare.

När du arkiverar en användare under raderingsprocessen kan du tilldela en delegerad användare som ska hantera åtkomstbegäranden till filer och framtida e-postmeddelanden. Om ett e-postmeddelande är adresserat till en arkiverad användare får avsändaren en avisering om vem hen ska kontakta i stället.

Tilldela ett ombud för en arkiverad användare:

  1. I Googles administratörskonsol går du till menyn följt av Katalog följt av Användare.

    Kräver lämplig behörighet för användarhantering. Utan rätt behörighet ser du inte alla de kontroller som behövs för att slutföra de här stegen.

  2. Peka på användaren som du vill uppdatera i listan Användare och klicka på Fler alternativ följt av Uppdatera ombud.
  3. Klicka på Ombudets namn eller e-postadress och välj ombudet i listan.
  4. För Bestäm vad ombudet kan ta emot markerar du rutorna bredvid de objekt som du vill att ombudet ska ta emot.
  5. Klicka på Spara ändringar.

Så här tar du reda på om du kan arkivera en användare utan en separat prenumeration:

  1. I Googles administratörskonsol går du till menyn  följt av  Fakturering följt av Prenumerationer.

    Behörighet för faktureringshantering krävs.

  2. Om utgåvan med arkiverad användare inte visas på sidan Prenumerationer kan du arkivera en användare utan en separat prenumeration med arkiverad användare.

Mer information om hur du raderar en användare från organisationen finns i Radera eller ta bort en användare från organisationen.

Granska arkiverade licenser och användare

I administratörskonsolen kan du se antalet tilldelade licenser för arkiverade användare. Du kan även kontrollera om en viss användares status är aktiv eller arkiverad.

Så här kontrollerar du antalet tilldelade licenser för arkiverade användare:

  1. I Googles administratörskonsol går du till menyn  följt av  Fakturering följt av Prenumerationer.

    Behörighet för faktureringshantering krävs.

  2. Kontrollera om det finns licenser på någon av följande platser:
    • Om prenumerationen med arkiverad användare visas – kontrollera antalet licenser i kolumnen Licenser för prenumerationen.
    • Om ingen prenumeration med arkiverad användare visas – kontrollera antalet arkiverade licenser i kolumnen Tilldelade licenser för din huvudsakliga Workspace-prenumeration.

Om inget av alternativen är tillgängligt på sidan Prenumerationer kan du inte kontrollera det totala antalet tilldelade arkiverade licenser. Du kan i stället kontrollera en enskild användares arkiveringsstatus genom att följa de här stegen:

  1. I Googles administratörskonsol går du till menyn följt av Katalog följt av Användare.

    Kräver lämplig behörighet för användarhantering. Utan rätt behörighet ser du inte alla de kontroller som behövs för att slutföra de här stegen.

  2. Leta reda på användaren i listan Användare. Öppna Hitta ett användarkonto om du behöver hjälp.
  3. Öppna kolumnen Status för att kontrollera om användaren har arkiverats.