Hantera extern delning för organisationen

Den här artikeln är avsedd för administratörer. Om du vill veta mer om att dela eller ange behörigheter för dina egna filer går du till Dela filer från Google Drive.

Stöds för alla utgåvor av Google Workspace, Cloud Identity och G Suite

Som administratör kan du styra om användarna får dela filer och mappar från Google Dokument, Kalkylark, Presentationer, Sites, Mina kartor och delade enheter med personer utanför organisationen. Du kan även aktivera en indikator som visar att en delad enhet eller Drive-fil ägs av eller delas med någon utanför organisationen.

Obs!

På den här sidan

Obs! Om du vill styra delning med externa användare utanför Google kan du aktivera eller inaktivera delning med besökare.

Exempelscenarier för delningsinställningar

Konfigurera anpassad delning för en grupp eller organisationsenhet

Du kanske bara vill tillåta användare i vissa grupper eller organisationsenheter att dela innehåll externt och blockera extern delning för alla andra. Du kan göra detta med delningsinställningarna för Drive eller med förtroenderegler.

Med delningsinställningar för Drive:

  1. Placera användarna i organisationsenheter eller konfigurationsgrupper om du inte redan har gjort det.
  2. Inaktivera extern delning för den översta organisationsenheten enligt beskrivningen i nästa avsnitt.
  3. Till vänster klickar du på den grupp eller organisationsenhet som du vill tillåta att dela externt.

    Viktigt! Gruppinställningar åsidosätter inställningar för organisationsenhet. Om en användare tillhör flera grupper tillämpas inställningen för gruppen med högst prioritet på användaren.

  4. Aktivera extern delning.

Med förtroenderegler: Läs mer om att skapa och hantera förtroenderegler för Drive-delning.

Dela innehåll med externa användare som inte har Google-konton

Genom att aktivera delning med besökare kan du låta användarna dela filer och mappar med externa användare som inte har Google-konton. Du kan välja att tillåta delning med besökare med alla eller enbart med betrodda domäner. Läs mer i Tillåta delning med användare utanför Google med besökardelning.

Tillåt endast externt delning av innehåll i specifika mappar

Utgåvor som stöds för den här funktionen: Business Starter, Business Standard och Business Plus, Enterprise Standard och Enterprise Plus, Education Fundamentals, Education Standard och Education Plus, Essentials, Enterprise Essentials och Enterprise Essentials Plus, Nonprofits, G Suite Business. Jämför utgåvor

Delningsinställningarna på administratörskonsolen gäller användare per organisationsenhet eller grupper. Du har inte kontroll över enskilda mappar i användarnas Min enhet.

Om du bara vill tillåta att vissa filer delas externt kan du använda delade enheter i stället. Med den här metoden fungerar den delade enheten som mappen.

  1. Skapa en organisationsenhet utan medlemmar.
  2. Inaktivera extern delning för den översta organisationsenheten enligt beskrivningen i nästa avsnitt.
  3. Aktivera extern delning för den nya organisationsenheten och åsidosätt inställningen för organisationsenheten på toppnivå.
  4. (Valfritt) Om du vill tillåta delning med personer utanför organisationen som inte har Google-konton kan du aktivera delning med besökare för den nya organisationsenheten.
  5. Skapa en delad enhet som innehåller filer och mappar för extern delning.
  6. Identifiera vilka som får dela filerna externt ochlägg till dem som medlemmar på den delade enheten med åtkomstnivån Deltagare och Innehållshanterare eller Ansvarig. Om du har många användare kan du lägga till dem som en grupp.

    Obs!

  7. Tilldela den nya organisationsenheten den delade enheten.
  8. Flytta innehåll till den delade enheten.
  9. (Valfritt) Om du vill bli meddelad när innehåll läggs till på den delade enheten och delas externt kan du konfigurera en rapporteringsregel baserat på Logghändelser för Drive.

Aktivera eller inaktivera extern delning av filer och mappar på Drive

Delning av innehåll på Drive med personer utanför organisationen kan vara en viktig samarbetsprocess, men delningen medför även risk för dataläckor. Om du aktiverar extern delning har du alternativ för att begränsa delningen, till exempel att varna användarna innan de delar eller blockera länkdelning.

Om du stänger av extern delning kan användarna inte dela följande objekt med externa användare:

  • inbjudningar till objekt som har skapats i Dokument, Kalkylark och Presentationer
  • länkar till filer som lagras på Drive
  • objekt som är bifogade till e-postmeddelanden, antingen uppladdade direkt från enheter eller lagrade på Drive.

Externa användare förlorar också åtkomst till objekt som tidigare har delats med dem.

Du kan även blockera de här objekten när de kommer från externa användare till användare i organisationen. Begränsningarna gäller för externa gruppmedlemmar. När filer delas med en grupp som har externa användare kan de externa användarna inte få åtkomst till filen.

Obs! Begränsningar gäller på användarnivå, inte på gruppnivå. Filer kan delas med en extern grupp, men externa användare i gruppen som blockeras av dina delningsinställningar kan inte få åtkomst till filerna.

Så här slår du på eller av extern delning:

  1. Öppna Meny i Googles administratörskonsol följt av Appar följt av Google Workspace följt av Drive och Dokument.

    Kräver administratörsbehörighet för Drive och Dokument.

  2. Klicka på Delningsinställningar följt av Delningsalternativ.
  3. (Valfritt) Om du bara vill tillämpa inställningen på vissa användare kan du välja en organisationsenhet (används ofta för avdelningar) eller en konfigurationsgrupp (avancerat) vid sidan.

    Gruppinställningar åsidosätter organisationsenheter. Läs mer

  4. Om du vill aktivera extern delning klickar du på På och väljer delningsalternativ.
  5. Om du vill stänga av extern delning kan du klicka på Av. Du kan även blockera externt innehåll från att delas med dina användare, inklusive innehåll i tredje parts lagringssystem.
  6. Klicka på Spara. Du kan även klicka på Åsidosätt för en organisationsenhet.

    Om du vill återställa det ärvda värdet senare klickar du på Ärv (eller Inte angivet för en grupp).

Det kan ta upp till 24 timmar att se ändringar. Under den här tiden kan gamla och nya inställningar tillämpas tillfälligt.

Tillåt extern delning enbart med betrodda domäner

Du kan tillåta fildelning med enbart betrodda (godkända) domäner. När du begränsar delning med hjälp av en godkännandelista:

  • Domänen måste vara en Google Workspace-domän om du inte använder delning med besökare.
  • Du kan inte bara välja vissa domäner på godkännandelistan för fildelning. Alla betrodda domäner är inkluderade.
  • Användarna kan inte dela filer med personliga konton.
  • Om organisationen har en blandning av Cloud Identity- och Google Workspace-licenser gäller godkännandelistan även för Cloud Identity-användare.

Innan du börjar: Läs om det behövs hur du tillämpar inställningen på en avdelning eller grupp.

Lägg till betrodda domäner på godkännandelistan om du inte redan har gjort det.

  1. Öppna Meny i Googles administratörskonsol följt av Appar följt av Google Workspace följt av Drive och Dokument.

    Kräver administratörsbehörighet för Drive och Dokument.

  2. Klicka på Delningsinställningar följt av Delningsalternativ.
  3. (Valfritt) Om du bara vill tillämpa inställningen på vissa användare kan du välja en organisationsenhet (används ofta för avdelningar) eller en konfigurationsgrupp (avancerat) vid sidan.

    Gruppinställningar åsidosätter organisationsenheter. Läs mer

  4. Klicka på Godkända domäner och välj delningsalternativ.
  5. Klicka på Spara. Du kan även klicka på Åsidosätt för en organisationsenhet.

    Om du vill återställa det ärvda värdet senare klickar du på Ärv (eller Inte angivet för en grupp).

  6. (Endast formulär) Klicka på Formulärsvar under Delningsinställningar. Välj om användare på domänen kan svara på formulär som skapas externt eller dela formulär externt för att få svar.

    Obs! Om du inaktiverar de här alternativen tillämpas delningsinställningarna för Google Drive på formulärrespondenter.

  7. Klicka på Spara. Du kan även klicka på Åsidosätt för en organisationsenhet.

    Om du vill återställa det ärvda värdet senare klickar du på Ärv (eller Inte angivet för en grupp).

Det kan ta upp till 24 timmar att se ändringar. Under den här tiden kan gamla och nya inställningar tillämpas tillfälligt.

Aktivera eller inaktivera indikatorn för externt delade filer

När en delad enhet eller Drive-fil ägs av eller delas med någon utanför organisationen visas som standard varningsindikatorn Externt. Du kan dock aktivera eller inaktivera inställningen för vissa eller alla användare. Om du inaktiverar inställningen kan du fortfarande granska filerna som delas externt i logghändelserna för Drive.

Så här aktiverar eller inaktiverar du indikatorn:

Innan du börjar: Läs om det behövs hur du tillämpar inställningen på en avdelning eller grupp.

  1. Öppna Meny i Googles administratörskonsol följt av Appar följt av Google Workspace följt av Drive och Dokument.

    Kräver administratörsbehörighet för Drive och Dokument.

  2. Klicka på Delningsinställningar följt av Delningsalternativ.
  3. (Valfritt) Om du bara vill tillämpa inställningen på vissa användare kan du välja en organisationsenhet (används ofta för avdelningar) eller en konfigurationsgrupp (avancerat) vid sidan.

    Gruppinställningar åsidosätter organisationsenheter. Läs mer

  4. Klicka på Markera externa filer följt av markera eller avmarkera rutan Markera externa filer för att aktivera eller inaktivera indikatorn.
  5. Klicka på Spara. Du kan även klicka på Åsidosätt för en organisationsenhet.

    Om du vill återställa det ärvda värdet senare klickar du på Ärv (eller Inte angivet för en grupp).

Det kan ta upp till 24 timmar att se ändringar. Under den här tiden kan gamla och nya inställningar tillämpas tillfälligt.

Tolka indikatorns visningsbeteende

När varningsindikatorn är aktiverad visas den för Drive-filer som ägs av eller delas med någon utanför organisationen, med följande undantag:

  • Indikatorn visas om filen delas med en Google-grupp som ägs av organisationen och som är inställd på att tillåta externa medlemmar, även om inga externa användare är medlemmar i gruppen.
  • Indikatorn visas alltid om tjänstkonton har åtkomst till filen, oavsett om tjänstkontot ägs av någon inom eller utanför organisationen.
  • Indikatorn visas alltid om automatiskt genererade Google Classroom-grupper har åtkomst till filen.

Styra vem som kan flytta innehåll till en delad enhet som ägs av en annan organisation

Du kan tillåta eller blockera flyttning av innehåll från delade enheter som har en extern källa eller ett externt mål. Exempel:

  • Du kan blockera flyttning av innehåll från en delad enhet i organisationen till en extern delad enhet eller Min enhet för en extern användare.
  • Du kan blockera flyttning av innehåll från Min enhet för en användare i organisationen till en extern delad enhet.

Mer information finns i Begränsa vem som kan flytta innehåll till externa delade enheter.

Prova att hantera Drive-delning med hjälp av förtroenderegler

Utgåvor som stöds för den här funktionen: Frontline Plus, Enterprise Standard och Enterprise Plus, Education Standard och Education Plus, Enterprise Essentials Plus. Jämför utgåvor

I stället för att använda Drive-inställningar för att dela utanför organisationen kan du använda förtroenderegler för att hantera delning både utanför och inom organisationen. Förtroenderegler ger dig ökad kontroll över vem användarna kan dela med. Mer information finns i Skapa och hantera förtroenderegler för Drive-delning.

Vad händer med användarkonton som inte längre har Drive?

Om en användare i organisationen inte längre har tjänsten Drive och Dokument för sitt konto, till exempel om Google Workspace-licensen har tagits bort från kontot, kan filer som användaren äger enbart delas inom organisationen, även om de delningsinställningar som tillämpas på filerna tillåter extern delning.

Om du vill ta bort begränsningen för extern delning från användarens filer kan du lägga till en licens för arkiverad användare i användarens konto. Mer information finns i Lägg till arkiverade användarlicenser.