הגדרה של הקלטת פגישות ב-Google Meet לצורך תאימות

האפשרות לייצא נתונים מ-Workspace ולשמור אותם במאגר מקומי זמינה רק למשתמשים עם חבילת Assured Controls או Assured Controls Plus. עשויים לחול חיובים נוספים עבור שירותי Google Cloud Storage. בכל שאלה לגבי חיוב או שימוש, אפשר לפנות אל צוות התמיכה של Google Cloud.

אתם יכולים להפעיל הקלטה לצורכי תאימות לארכיון, שתקליט באופן אוטומטי פגישות ותשמור תמלילים ב-Google Meet עבור משתמשים או קבוצות ספציפיים. כך תוכלו לעמוד בדרישות רגולטוריות – למשל, אלה של Financial Industry Regulatory Authority (הרשות הרגולטורית לתעשייה הפיננסית, FINRA).

כשמפעילים הקלטה לצורכי תאימות למשתמש, הפגישות שלו ב-Meet מוקלטות והתמלילים נשמרים. הן נשמרות ב-Google Cloud Storage ‏ (GCS) שעומד בדרישות WORM (כתיבה פעם אחת, קריאה פעמים רבות) עם כללי מדיניות מתאימים לשמירת נתונים.

הגבלות על הקלטה מטעמים משפטיים

ההגבלות הבאות חלות על הקלטות לצורכי תאימות:

• המשתמשים לא יכולים לגשת להקלטות לצורכי תאימות. אם משתמש צריך להקליט או לתמלל פגישה, הוא צריך לעשות זאת בעצמו במהלך הפגישה.
• משך ההקלטה המקסימלי הוא 8 שעות. אם מספר המשתתפים בפגישה חורג מהמגבלה הזו, יכול להיות שהמשתמשים שנמצאים במעקב יוסרו מהפגישה.
• ההקלטות לצורכי תאימות כוללות קובץ מטא-נתונים שמכיל מידע כמו פרטי הפגישה, שעות ההתחלה ושעת סיום, שמות המשתתפים וסוג הקובץ.
• ההקלטות לצורכי תאימות לא משותפות אוטומטית עם המשתתפים ולא מקושרות לאירועים ביומן Google. גם המשתמשים לא מקבלים התראות באימייל על ההקלטות האלה.
• ההצטרפות לפגישה בטלפון והמשתתפים האנונימיים לא מנוטרים בנפרד. עם זאת, אם יש בפגישה משתתף נוסף שאינו אנונימי ושנמצא בפיקוח, הפגישה תהיה בפיקוח.
• הכתוביות הן לא התיעוד הרשמי של הטקסט. התמלילים הם המקור המהימן לרשומות טקסט.
• מערכת Meet לא עוקבת אחרי פגישות על סמך רשימת המוזמנים בהזמנה לאירוע ביומן. ההקלטה לצורכי תאימות תמיד מתחילה כשמשתמש במעקב מצטרף לפגישה.
• כשמשתמשים בפיקוח מצטרפים לחדרים משניים, ההקלטה לא תכלול את החדרים המשניים.

לפני שמתחילים

כדי לעמוד בדרישות של WORM, צריך לוודא שבקטגוריה של GCS מוגדרים כללי מדיניות שמירת נתונים עם נעילת קטגוריה. צריך לשתף את הקטגוריה עם חשבון השירות שמופיע בקטע 'יעד'. צריך גם לתת לחשבון השירות את ההרשאות הבאות:

• קריאה בקטגוריה באחסון מדור קודם
• צפייה באובייקטים של אחסון
• יצירת אובייקטים של אחסון

פרטים נוספים זמינים במאמר בנושא נעילת Bucket.

איך מגדירים מי בארגון יוכל להשתמש בהקלטה לצורכי תאימות ב-Meet

לפני שמתחילים: אם צריך, קראו איך קובעים הגדרות למחלקות ולקבוצות.

1. במסוף Google Admin, נכנסים לתפריט אפליקציות Google Workspace Google Meet.

   אל Google Meet

   נדרשת הרשאת אדמין ל-Google Meet.

2. לוחצים על תאימות.
3. (אופציונלי) כדי להחיל את ההגדרה רק על חלק מהמשתמשים, בצד, בוחרים יחידה ארגונית (בדרך כלל מדובר במחלקה) או הגדרות לקבוצת משתמשים (מתקדם).

   הגדרות של קבוצות מבטלות את ההגדרות של היחידות הארגוניות. מידע נוסף

4. מסמנים או מבטלים את הסימון בתיבה הקלטות בארכיון לצורכי תאימות.
5. בקטע אפשרויות הקלטה, בוחרים באחת מהאפשרויות הבאות:
   • אודיו
   • אודיו ווידאו
6. בקטע יעד, בשדה קטגוריה של Google Cloud, מזינים את השם של קטגוריית GCS.
7. לוחצים על שמירה.

איך פועלת הקלטה לצורכי תאימות