Als u bewaarregels of bewaarplichten instelt voor uw Google Workspace-gegevens met Google Vault, kan uw organisatie gegevens kwijtraken als u overschakelt naar een andere versie van Google Workspace. In de volgende situaties worden gegevens niet beschermd:
- U schakelt over naar een versie zonder Vault. U vindt een lijst met ondersteunde versies op deze pagina onder Ondersteuning voor de verschillende versies.
- U schakelt over naar een versie die een door Vault ondersteunde service niet bevat.
- U schakelt over van een versie die een Vault-licentie bevat naar een versie waarvoor add-onlicenties voor Vault beschikbaar zijn.
- U zegt uw Google Workspace-abonnement helemaal op.
Nagaan of u bewaarregels of bewaarplichten voor gegevens heeft
Voor grote organisaties kunt u uw juridische team en team voor bedrijfsvoering vragen of ze bewaarregels hebben ingesteld of gegevens hebben bewaard.
Voor kleine organisaties kunt u deze stappen overslaan als u nooit iets in Vault heeft ingesteld. Als u het niet zeker weet, controleert u de Vault-instellingen:
- Ga naar https://vault.google.com en log in met uw Google Workspace-hoofdbeheerdersaccount.
- Klik op Rapporten.
- Klik op Bewaarplichten voor domeinen, Bewaarplichten voor gebruikers en Bewaarplichten voor groepen. Als op een van deze pagina's bewaarplichten worden vermeld, volgt u de instructies hieronder om de gegevens van uw organisatie te exporteren.
- Klik op Menu
Bewaring. - Controleer op de pagina Standaardregels of alle waarden Geen standaard bewaarregel of Niet ingesteld zijn. Als standaardregels andere waarden hebben, volgt u de instructies hieronder om de gegevens van uw organisatie te exporteren.
- Klik op Aangepaste bewaarregels. Als er aangepaste bewaarregels zijn ingesteld, volgt u de instructies hieronder om de gegevens van uw organisatie te exporteren.
Wat er gebeurt als u overschakelt of een abonnement opzegt
Als u overschakelt of uw abonnement opzegt, gebeurt het volgende:
Alle bewaarregels en bewaarplichten worden uitgezet: Zonder de bescherming van een bewaarregel of bewaarplicht, vallen gegevens die worden verwijderd door gebruikers of beheerders onder de standaard verwijderprocessen. Gegevens die meer dan 30 dagen geleden zijn verwijderd, kunnen onmiddellijk definitief worden verwijderd uit alle Google-systemen. Definitief verwijderde gegevens kunnen niet worden hersteld.
Uw Vault-instellingen worden verwijderd: 30 dagen nadat u overschakelt naar een versie zonder Vault of uw abonnement opzegt, worden alle bewaarregels, kwesties en bewaarplichten verwijderd. Als u Vault meer dan 30 dagen nadat u bent overgestapt of heeft opgezegd opnieuw koopt, moet u het instellen alsof u een nieuwe klant bent.
Uw Vault-controlegegevens worden verwijderd: Ongeveer 30 dagen nadat u bent overgestapt naar een versie zonder Vault of nadat u uw abonnement heeft opgezegd, worden uw controlegegevens verwijderd. Controlegegevens zijn een logboek van alle acties die Vault-gebruikers hebben uitgevoerd, zoals gegevens zoeken en bewaarregels instellen.
Voordat u overschakelt of uw abonnement opzegt
- Exporteer de gegevens van uw organisatie met de Data Export-tool. De export bevat gegevens die zijn verwijderd, maar die worden bewaard door een bewaarregel of bewaarplicht in Vault.
- Exporteer de Vault-controlegegevens van uw organisatie vanuit het Vault-controlerapport.
- Bepaal of u andere mogelijkheden om e-mails en chatberichten te bewaren wilt implementeren voor uw organisatie.
- Als u overschakelt naar een versie met een add-onlicentie voor Vault, moet u zowel de add-onlicentie voor Vault als de lagere Workspace-SKU toewijzen voordat u de toewijzing van de oude licentie ongedaan maakt. Anders loopt u het risico gegevens kwijt te raken omdat u heeft gedowngradet naar een versie zonder Vault-licentie.
U kunt uw Vault-instellingen, inclusief bewaarregels en bewaarplichten, niet opslaan. Als u Vault binnen 30 dagen opnieuw koopt, worden uw Vault-instellingen en controlegegevens hersteld.
Ondersteuning voor de verschillende versies
| Inclusief Vault-licenties | Add-on-licenties voor Vault beschikbaar |
|---|---|
|
Voor informatie over geschikte versies contact opnemen met Google Sales. |