Se você tiver uma assinatura de usuário único, acesse Pausar sua assinatura do Workspace.
Quando um funcionário sai da sua empresa, você pode arquivar a conta de usuário dele para reter os dados com segurança e impedir que ele acesse os serviços do Google Workspace. O arquivamento de uma conta de usuário muda o estado dela para arquivada.
Os dados dos usuários arquivados são contabilizados no limite de armazenamento em pool da organização.
O que acontece com a conta e os dados de um usuário arquivado?
Quando você arquiva uma conta de usuário, o Google mantém com segurança os dados de serviços do Google Workspace. Se o usuário tiver uma licença do Google Vault ou uma licença de Usuário arquivado que contenha o Vault, os dados do usuário serão protegidos de acordo com as regras de retenção e as guardas de documentos do Vault, e você poderá pesquisar e exportar os dados. Saiba mais.
Os dados do usuário (de serviços principais, como o Gmail e o Google Drive, e de serviços não principais, como o Google Sala de Aula) estão disponíveis para outros usuários na organização que têm uma licença do Google Vault.
Os dados dos usuários permanecem na mesma região de dados definida pelo administrador. Saiba mais em Escolher uma localização geográfica para seus dados.
Observação: as contas ativas e arquivadas do Google Workspace for Education precisam ter uma licença do Education Standard ou do Education Plus atribuída para serem cobertas pelas políticas de região de dados.
A Prevenção contra perda de dados (DLP) do Google Drive continua funcionando nos dados dos usuários. Para mais detalhes, acesse a página Sobre a DLP para o Drive.
Se o usuário tiver uma licença para uma assinatura de complemento, como o Vault ou o Google Voice, ele vai manter a licença depois que você arquivá-la. Se o usuário não precisar mais da assinatura do complemento, você poderá remover a licença depois de arquivar a conta dele. Saiba mais sobre como remover licenças.
Você pode arquivar usuários ativos e suspensos. Quando você arquiva uma conta de usuário, a licença ativa do Google Workspace fica disponível para ser atribuída a outra pessoa em até 24 horas.
Depois que um usuário é arquivado
O que acontece depois que você arquiva um usuário:
- Ele não pode fazer login na Conta do Google gerenciada em nenhum sistema. Isso inclui os serviços do Google Workspace, como o Gmail, o Google Agenda e o Drive.
- O usuário não aparece na Lista de endereços global. Nas listagens do diretório de usuários, eles aparecem com o status "Arquivado". Acesse Ver o status de uma conta de usuário.
- podem ser excluídos ou desarquivados, mas não suspensas no Admin Console;
- Mostre um status arquivado nos relatórios de usuários, facilitando o monitoramento, o gerenciamento e a exclusão de usuários arquivados.
- Ele não recebe novos e-mails e convites da agenda porque eles são bloqueados quando enviados para a conta do usuário arquivado.
Como funciona o desarquivamento
Se você desarquivar uma conta de usuário, ela voltará ao status anterior e recuperará o acesso a todos os dados anteriores.
Para desarquivar um usuário, você precisa de uma licença disponível correspondente à edição do Google Workspace dele. Se nenhuma licença ativa estiver disponível, o processo de desarquivamento não será concluído, e o usuário permanecerá arquivado com a licença de Usuário arquivado.
Depois de desarquivar uma conta de usuário, você precisa atribuir uma licença do Google Workspace manualmente a ela.
Antes de começar
Para arquivar um usuário, talvez seja necessário ter uma assinatura de Usuário arquivado. É possível arquivar um usuário na lista Usuários ou ao excluir a conta dele. Confira mais detalhes em Arquivar usuários sem uma assinatura separada (mais adiante nesta página).
- Se você comprou sua assinatura com a equipe de vendas do Google ou um parceiro do Google Cloud:compre uma assinatura de Usuário arquivado no Google Admin Console ou entre em contato com seu representante de vendas ou parceiro. Confira as etapas em Adicionar uma assinatura paga à sua conta.
- Education Fundamentals, Education Standard ou Education Plus: as licenças de usuário arquivado estão incluídas na sua assinatura do Google Workspace for Education. Se você ficar sem espaço, peça mais ao suporte do Google Workspace.
Em todas as edições, você também pode entrar em contato com um representante de vendas do Google ou um parceiro do Google Cloud .
Arquivar ou desarquivar uma conta de usuário individual
Se você for cliente do Education, acesse Arquivar usuários nas edições do Education.
-
No Google Admin Console, acesse Menu
Diretório
Usuários.Exige o Privilégio de gerenciamento de usuários adequado. Sem o privilégio correto, você não vai ter acesso a todos os controles necessários para fazer isso.
- Na lista Usuários, encontre o usuário. Se precisar de ajuda, acesse Encontrar uma conta de usuário.
Para arquivar um usuário:
- Aponte para a conta de usuário e clique em Mais opções.
- Se você tiver:
- Enterprise Standard ou Enterprise Plus: selecione Arquivar usuário.
- Business Starter, Business Standard ou Business Plus: selecione Excluir usuário clique em Arquivar usuário.
Se solicitado, clique em Comprar assinatura de Usuário arquivado e siga as instruções. Se essa opção não estiver disponível, não será possível comprar uma assinatura de Usuário arquivado no Admin Console. Entre em contato com um representante de vendas do Google ou um Google Cloud Partner .
- Clique em Concluir para confirmar.
Para desarquivar um usuário:
- Selecione o usuário e clique em Desarquivar usuário.
- Clique em Concluir para confirmar.
Arquivar ou desarquivar usuários em massa
Você pode arquivar ou desarquivar usuários em massa usando um arquivo CSV ou as APIs do SDK Admin.
Para arquivar ou desarquivar vários usuários com um arquivo CSV:
- Siga as instruções em Adicionar ou atualizar vários usuários com um arquivo CSV.
- Após fazer o download de um modelo de CSV, na coluna Novo status [APENAS UPLOAD], digite Arquivado para arquivar um usuário ou Ativo para desarquivar um usuário.
Para arquivar ou desarquivar vários usuários usando as APIs do SDK Admin:
- Siga as instruções em Method: users.update.
- Defina a variável booleana archived como True ou False para cada usuário, conforme apropriado.
Arquivar usuários sem uma assinatura separada
Se você não tiver uma assinatura de Usuário Arquivado, ainda poderá arquivar usuários. Essa opção está disponível como uma alternativa à exclusão de um usuário.
Ao arquivar um usuário durante o processo de exclusão, você pode atribuir um delegado para gerenciar as solicitações de acesso a arquivos e e-mails futuros. Se um e-mail for enviado para um usuário arquivado, o remetente receberá uma notificação sobre quem deve ser contatado.
Atribuir um delegado a um usuário arquivado:
-
No Google Admin Console, acesse Menu
Diretório
Usuários.Exige o Privilégio de gerenciamento de usuários adequado. Sem o privilégio correto, você não vai ter acesso a todos os controles necessários para fazer isso.
- Na lista Usuários, aponte para o usuário que você quer atualizar e clique em
Mais opções Atualizar delegado.
- Clique em Nome ou e-mail do delegado e selecione o delegado na lista.
- Em Decida o que o delegado pode receber, marque as caixas ao lado dos itens que você quer que o delegado receba.
- Clique em Salvar alterações.
Para saber se você pode arquivar um usuário sem uma assinatura separada:
-
No Google Admin Console, acesse Menu
Faturamento Assinaturas.Acesse Assinaturas.É preciso ter o privilégio Gerenciamento de faturamento.
- Na página Assinaturas, se a edição Usuário arquivado não estiver listada, você poderá arquivar um usuário sem uma assinatura separada de Usuário arquivado.
Confira mais detalhes em Excluir ou remover um usuário da sua organização.
Analisar licenças e usuários arquivados
No Admin Console, você pode conferir o número de licenças de Usuário Arquivado atribuídas. Também é possível verificar se o status de um usuário específico está ativo ou arquivado.
Para verificar o número de licenças Usuário arquivado atribuídas:
-
No Google Admin Console, acesse Menu
Faturamento Assinaturas.Acesse Assinaturas.É preciso ter o privilégio Gerenciamento de faturamento.
- Verifique se há licenças em um destes locais:
- Se a assinatura de Usuário arquivado estiver listada: nessa assinatura, na coluna Licenças, verifique o número de licenças.
- Se nenhuma assinatura de Usuário arquivado estiver listada: na sua assinatura principal do Workspace, na coluna Licenças atribuídas, verifique o número de licenças arquivadas.
Se nenhuma das opções estiver disponível na página "Assinaturas", não será possível verificar o número total de licenças de usuário arquivado atribuídas. Para verificar o status arquivado de um usuário individual, siga estas etapas:
-
No Google Admin Console, acesse Menu
Diretório
Usuários.Exige o Privilégio de gerenciamento de usuários adequado. Sem o privilégio correto, você não vai ter acesso a todos os controles necessários para fazer isso.
- Na lista Usuários, encontre o usuário. Se precisar de ajuda, acesse Encontrar uma conta de usuário.
- Acesse a coluna Status para verificar se o usuário está arquivado.