Lista de comprobación de seguridad para pequeñas empresas (de 1 a 100 usuarios)

Usa contraseñas únicas

Una buena contraseña es la primera línea de defensa para proteger las cuentas de usuario y de administrador. Las contraseñas únicas no se adivinan fácilmente. Por ejemplo, piensa en una oración larga y usa la primera letra de cada palabra como contraseña.

También desaconseja la reutilización de contraseñas en diferentes cuentas, como el correo electrónico y la banca en línea.

Cómo crear una contraseña segura y tener una cuenta más protegida

Exige a los administradores y a los usuarios de claves que proporcionen una prueba de identidad adicional

Si alguien logra robar tu contraseña, la verificación en 2 pasos (2SV) puede impedir que acceda a tu cuenta.

La 2SV les exige a los usuarios que verifiquen su identidad por medio de algo que sepan (como una contraseña) y algo que tengan (como una llave física o un código de acceso) para obtener acceso.

Recomendamos que todos los miembros de tu empresa utilicen la 2SV, sobre todo los administradores y los usuarios que trabajen con datos sensibles, como los registros contables y la información de los empleados. Debes aplicar la 2SV a los administradores y los usuarios clave.

Cómo proteger tu empresa con la verificación en 2 pasos | Implementa la verificación en 2 pasos

Los administradores deben agregar información de recuperación a su cuenta

Si el administrador olvida su contraseña, puede hacer clic en el vínculo ¿Necesitas ayuda? de la página de acceso, y Google le enviará una contraseña nueva por teléfono, mensaje de texto o correo electrónico. Para ello, Google necesita un número de teléfono y una dirección de correo electrónico de recuperación para la cuenta.

Agrega opciones de recuperación a la Cuenta de administrador.

Obtén códigos de respaldo con anticipación

Si tu empresa aplica la 2SV y un usuario o administrador pierde el acceso a su método de 2SV, no podrá acceder a su cuenta. Por ejemplo, un usuario que recibe códigos de verificación de la 2SV en su teléfono y lo pierde, o un usuario que pierde su llave de seguridad.

En un caso como este, pueden usar un código de respaldo para la 2SV. Los administradores y los usuarios que tengan activada la 2SV deben generar e imprimir códigos de respaldo, y guardarlos en una ubicación segura.

Genera e imprime códigos de respaldo

Crea una cuenta de administrador avanzado adicional

Una empresa debe tener más de una cuenta de administrador avanzado, cada una administrada por una persona diferente. Si se pierde o vulnera la cuenta de tu administrador avanzado principal, el administrador avanzado secundario puede realizar tareas importantes mientras se recupera la cuenta principal.

Puedes crear otro administrador avanzado asignándole el rol a otro usuario.

Asígnale roles de administrador a un usuario

Ten a mano la información para restablecer la contraseña de administrador avanzado

Si un administrador avanzado no puede restablecer su contraseña con las opciones de recuperación por correo electrónico o teléfono, y no hay otro administrador avanzado disponible para restablecerla, puede comunicarse con el equipo de Atención al cliente de Google.

Para verificar la identidad, Google hace preguntas sobre la cuenta de la organización. El administrador también debe verificar la propiedad del DNS del dominio. Debes guardar la información de la cuenta y las credenciales de DNS en un lugar seguro por si las necesitas.

Prácticas recomendadas de seguridad para cuentas de administrador

Los administradores avanzados no deben permanecer conectados a sus cuentas

Los administradores avanzados pueden administrar todos los aspectos de la cuenta de tu empresa y acceder a todos los datos de la empresa y de los empleados. La exposición a la actividad maliciosa puede aumentar si se mantiene la conexión a una cuenta de administrador avanzado cuando no se realizan tareas administrativas específicas.

Los administradores avanzados deben acceder a sus cuentas según sea necesario para realizar tareas específicas y, luego, salir. Para las tareas administrativas diarias, usa una cuenta con roles de administrador limitados.

Roles de administrador predefinidos | Prácticas recomendadas de seguridad para las cuentas de administrador

Habilita la actualización automática de las apps y los navegadores web

Para obtener las actualizaciones de seguridad más recientes, asegúrate de que los usuarios habiliten la actualización automática de sus apps y navegadores web. Si usan Chrome, puedes configurar la actualización automática para toda la organización.

Políticas de actualización automática (Chrome)

Activa el análisis mejorado de mensajes antes de la entrega

La suplantación de identidad (phishing) es la práctica maliciosa de enviar correos electrónicos que intentan engañar a los usuarios para que revelen información sensible, como contraseñas, números de cuenta o cualquier otra información de identificación personal.

Google analiza los mensajes entrantes para protegerte contra el phishing. Cuando Gmail identifica que un correo electrónico puede ser un intento de phishing, es posible que muestre una advertencia o que mueva el mensaje a la carpeta de spam. El análisis mejorado de mensajes antes de su entrega permite que Gmail detecte correos electrónicos que antes no se identificaban como phishing.

Prevención de suplantación de identidad (phishing) con análisis de mensajes antes de la entrega

Activa la detección adicional de archivos y vínculos maliciosos en Gmail

Google analiza los mensajes entrantes para protegerte contra programas maliciosos, como virus informáticos. Activa las verificaciones de seguridad adicionales para los archivos adjuntos, los vínculos y las imágenes externas para detectar los correos electrónicos que antes no se identificaban como maliciosos.

Protección avanzada contra phishing y software malicioso

Asegúrate de que los destinatarios no marquen tus correos electrónicos como spam

El spam por correo electrónico consiste en mensajes de correo electrónico masivos no solicitados. Por lo general, lo utilizan anunciantes sin escrúpulos, ya que no hay costos operativos más allá de los que implica administrar sus listas de distribución de correo electrónico.

El Convenio de remitentes (SPF) es un método de seguridad de correo electrónico que autoriza los correos electrónicos legítimos que envían los usuarios de tu empresa. Un registro SPF identifica qué servidores de correo electrónico tienen permitido enviar correos electrónicos en nombre de tu dominio.

Si no configuras el SPF para tu dominio, es posible que algunos mensajes reboten o se marquen como spam.

Autoriza remitentes de correo electrónico con SPF

Restringe el uso compartido de calendarios con personas ajenas a tu empresa

Los calendarios de los usuarios pueden contener información sensible. Debes limitar la forma en que tus usuarios comparten sus calendarios con usuarios externos. Restringir el uso compartido de calendarios externos solo a la información de disponible/ocupado

Configura la visibilidad de Calendario y las opciones de uso compartido

Limita quiénes pueden ver los archivos creados recientemente
Puedes especificar quiénes pueden ver los archivos que crean tus usuarios. Asegúrate de que solo el usuario que crea un archivo pueda abrirlo hasta que lo comparta de forma explícita. Para ello, desactiva el uso compartido de vínculos.

Cómo establecer la configuración predeterminada para el uso compartido de vínculos

Advierte a los usuarios cuando compartan un archivo con personas ajenas a tu empresa

Si permites que los usuarios compartan archivos con personas externas, asegúrate de que reciban una advertencia cuando intenten hacerlo. La advertencia les solicita que confirmen que quieren compartir el archivo con alguien ajeno a tu empresa.

No permitir que los usuarios de tu organización compartan contenido con nadie