Informe de Visibilidad de archivos

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En este informe del panel de seguridad, se proporcionan estadísticas sobre cómo el intercambio de archivos expone los datos de tu dominio. En el informe de visibilidad de archivos, se muestran los siguientes detalles:

• Los diferentes tipos de métodos para compartir archivos a lo largo del tiempo (incluidos los recursos compartidos internos)
• Qué archivos compartidos se han visto con frecuencia
• Con qué dominios externos se compartió con frecuencia
• Qué reglas de protección de datos se activan con frecuencia

Nota: El panel de seguridad también incluye un resumen de los datos de exposición de archivos. Para obtener más información, consulta Panel de seguridad.

Consulta el informe de visibilidad de archivos

1. En la Consola del administrador de Google, ve a Menú Seguridad Centro de seguridad Panel.

   Ir al panel

   Es necesario tener el privilegio de administrador del Centro de seguridad.

2. Ve al panel titulado ¿Cuál es el estado del uso compartido externo de archivos del dominio? En la esquina inferior derecha del panel, haz clic en Ver informe.

Gráfico de eventos de uso compartido

En la parte superior del informe de exposición de archivos, el gráfico Eventos de uso compartido muestra la cantidad de eventos de uso compartido durante un período específico. Puedes personalizar el informe para visualizar datos de Hoy, Ayer, Esta semana, La semana pasada, Este mes, El mes pasado o Hace días (hasta 180 días).

Las líneas de este gráfico muestran estadísticas de 5 tipos de métodos de uso compartido:

Cualquier miembro del dominio	Cualquier persona de tu dominio puede acceder al archivo.
Interno	El usuario compartió el archivo solo con personas específicas de tu dominio. Nota: Los usuarios de dominios secundarios se tratan como usuarios internos.
Privado	El archivo es privado (no se comparte con nadie). En un momento, el usuario compartió el archivo y, luego, dejó de compartirlo.
Cualquier usuario que tenga el vínculo	Cualquier persona dentro o fuera de tu dominio que tenga acceso al vínculo puede acceder al archivo.
Externo	El archivo se comparte con, al menos, un usuario ajeno a tu dominio. Nota: Con los Grupos de Google, un archivo se marca como compartido de forma externa si un usuario lo comparte con un grupo que permite miembros externos, incluso si no hay miembros externos en el grupo. Compartir un archivo con un grupo que permite el uso compartido externo cuenta como 1 uso compartido externo.

Nota:

• Es posible que haya un retraso de hasta 80 minutos para que se muestren los datos de Drive en algunos dominios.
• Para ocultar líneas en el gráfico, haz clic en la leyenda. Por ejemplo, haz clic en Privado para ocultar los datos relacionados con el uso compartido de archivos privados. Esto es especialmente útil si una línea se superpone con otra.
• Los archivos borrados pueden aparecer en el informe de exposición de archivos de Drive.

Haz clic en cualquier dato del gráfico para ver más detalles sobre cada método de uso compartido en fechas específicas. También puedes usar la lista desplegable Dominio para ver los datos de Todos los dominios o de dominios específicos. La lista de dominios solo incluye dominios principales y secundarios. No se incluyen los dominios de alias ni los externos.

Ten en cuenta que los eventos de unidades compartidas solo se incluyen en el informe cuando se consultan los datos de Todos los dominios, ya que los eventos de unidades compartidas no pertenecen a ningún dominio específico.

Compara datos actuales e históricos

Para comparar los datos actuales con los históricos, en la esquina superior derecha, en el menú Análisis estadístico, selecciona Percentil (no disponible para todos los gráficos del panel de seguridad). Verás una superposición en el gráfico que muestra los percentiles 10, 50 y 90 de los datos históricos (180 días para la mayoría de los datos y 30 días para los datos de Gmail). Luego, para cambiar el análisis, usa el menú que se encuentra en la parte superior derecha del gráfico para cambiar la línea de superposición.

Archivos más vistos

En la mitad inferior de la página del informe Visibilidad de archivos, consulta una tabla en la que se enumeran los archivos más vistos que se compartieron desde tu dominio (esta tabla se muestra de forma predeterminada cuando abres el informe Visibilidad de archivos).

En la tabla, se enumeran los nombres de los archivos, los archivos más vistos, el método de uso compartido y los propietarios de los archivos. Haz clic en Exportar para exportar toda la información de la tabla.

De forma predeterminada, la tabla muestra los datos del período especificado en la parte superior de la página. También puedes hacer clic en una fecha del gráfico de líneas para mostrar los archivos más vistos solo en esa fecha.

Principales dominios con los que se comparten los archivos

En la mitad inferior de la página del informe de Visibilidad de archivos, puedes ver un gráfico en el que se enumeran los dominios principales con los que se comparten los archivos. Para ver este gráfico, haz clic en Dominios.

En el gráfico, se enumeran los nombres de dominio y la cantidad de archivos que se compartieron con ese dominio. También puedes recopilar más detalles de cada dominio exportando una hoja de cálculo en la que se especifique qué archivos se compartieron con ese dominio.

Para exportar una hoja de cálculo, sigue estos pasos:

1. Haz clic en Hoja de cálculo para el dominio correspondiente.

2. En la ventana Exportar lista de archivos a Drive, haz clic en Exportar.

   Se genera una hoja de cálculo con los archivos que se compartieron con este dominio y se guarda en tu carpeta de Mi unidad.

Principales reglas de protección de datos

En la mitad inferior de la página del informe de exposición de archivos, puedes ver un gráfico en el que se enumeran las principales reglas de protección de datos que se activaron en tu organización y la cantidad de veces que se activaron. Para ver este gráfico, haz clic en Reglas de DLP.

Para obtener detalles sobre las reglas de protección de datos y la DLP, consulta Comienza a usar la DLP.

Acerca de los archivos de Google Sites

• Un archivo de Google Sites tiene dos estados: una versión de borrador y una versión publicada. El informe de exposición de archivos captura las vistas de la versión de borrador, pero no la versión publicada.
• Si compartes un archivo de Google Sites con un usuario ajeno a tu dominio con el parámetro de configuración Puede ver el contenido publicado, la visibilidad del archivo se registra como externa en el informe de exposición de archivos, incluso si ese archivo aún no se publicó y el usuario todavía no tiene nada para leer.