Activa o desactiva las plantillas personalizadas de Drive para los usuarios

Ediciones compatibles con esta función: Business Standard y Business Plus; Enterprise Standard y Enterprise Plus; Education Fundamentals, Education Standard y Education Plus; Enterprise Essentials Plus; Nonprofits; G Suite Basic y G Suite Business. Comparar tu edición

Para crear una plantilla personalizada, ve aquí.

Como administrador, puedes establecer quiénes de tu organización pueden enviar plantillas personalizadas para Documentos de Google, Hojas de cálculo, Presentaciones, Formularios y Sites. También puedes crear categorías para organizar las plantillas. Las plantillas permiten que los usuarios creen rápidamente archivos con formato, como planes de proyectos, presupuestos o presentaciones.

Cómo activar las plantillas personalizadas

Google Vids no admite plantillas personalizadas, pero puedes subir plantillas y temas predeterminados en la Consola del administrador de Google.

Permite que los usuarios de tu organización encuentren y usen plantillas específicas de la organización desde las pantallas principales de Documentos, Hojas de cálculo, Presentaciones, Formularios y Sites. Cuando se desactivan las plantillas personalizadas, los usuarios no pueden enviarlas ni usarlas, pero pueden seguir usando la galería de plantillas estándar.

  1. En la Consola del administrador de Google, ve a Menú y luego Apps y luego Google Workspace y luego Drive y Documentos y luego Plantillas.

    Es necesario tener el privilegio de administrador de Drive y Documentos.

  2. Haz clic en Configuración de la galería de plantillas.
  3. Marca la casilla Habilitar las plantillas personalizadas para tu organización.
  4. Haz clic en Guardar.

Cómo crear o quitar categorías de plantillas

Configura categorías de plantillas para que los usuarios puedan encontrar rápidamente las plantillas pertinentes. Por ejemplo, es posible que quieras tener categorías separadas para tus equipos de marketing, ventas y recursos humanos.

  1. En la Consola del administrador de Google, ve a Menú y luego Apps y luego Google Workspace y luego Drive y Documentos y luego Plantillas.

    Es necesario tener el privilegio de administrador de Drive y Documentos.

  2. Haz clic en Configuración de la galería de plantillas.
  3. Para agregar una categoría, sigue estos pasos:
    1. Haz clic en Agregar una categoría nueva.
    2. Ingresa un nombre de categoría y haz clic en Agregar.

  4. Para quitar una categoría, haz clic en Quitar junto a ella.

    Cuando quitas una categoría, tienes la opción de mover sus plantillas existentes. Si no seleccionas una categoría nueva, las plantillas existentes se mostrarán en la galería como Sin categoría.

  5. Haz clic en Guardar.

Restringe o modera los envíos de plantillas personalizadas

  1. En la Consola del administrador de Google, ve a Menú y luego Apps y luego Google Workspace y luego Drive y Documentos y luego Plantillas.

    Es necesario tener el privilegio de administrador de Drive y Documentos.

  2. Haz clic en Configuración de envío de la galería de plantillas.
  3. Selecciona quiénes pueden enviar plantillas:
    1. Abierto: Cualquier miembro de tu organización puede agregar o quitar plantillas sin aprobación.
    2. Moderado: Los administradores que tienen el privilegio Plantillas de Documentos reciben una solicitud por correo electrónico para aprobar cada plantilla nueva. La solicitud se cierra una vez que un administrador responde. Las plantillas aprobadas se agregan a la galería personalizada. Las plantillas rechazadas se pueden volver a enviar.
    3. Restringido: Solo los administradores que tengan el privilegio Plantillas de Documentos pueden enviar plantillas.
  4. Haz clic en Guardar.

Permite plantillas con complementos

Puedes vincular plantillas de Documentos, Hojas de cálculo, Presentaciones, Formularios y Sites con complementos recomendados. Los complementos son herramientas de terceros que funcionan con los editores de Documentos. Por ejemplo:

  • Una plantilla legal podría incluir un complemento para firmas electrónicas.
  • Una plantilla de plan de proyecto puede incluir un complemento para crear diagramas de flujo y otros diagramas complejos.

Cuando los usuarios crean un documento nuevo a partir de una plantilla, se muestran los complementos vinculados en una barra lateral. Esta barra lateral facilita la búsqueda y la instalación de las herramientas adecuadas para una tarea.

Para permitir complementos, haz lo siguiente:

  1. Habilitar complementos para Documentos, Hojas de cálculo, Presentaciones, Formularios y Sites De manera opcional, puedes hacer lo siguiente:
  2. Si los envíos de plantillas están moderados en tu organización (consulta los detalles en la sección anterior), revisa los complementos antes de aprobar las plantillas. Los vínculos a los complementos vinculados se incluyen en la solicitud de aprobación de la plantilla.

Cómo editar o quitar plantillas personalizadas

Puedes editar y quitar las plantillas que tú o tus usuarios hayan creado. Para revisar las plantillas existentes, abre las galerías de plantillas en Documentos, Hojas de cálculo, Presentaciones, Formularios y Sites de Google. Las plantillas de la galería de plantillas de Google no se pueden quitar.